hoe stel ik samen welke onderdelen een aanvrager wel of niet mag zien

Selectie hangt af van de grondslag van de aanvrager

U bepaalt per aanvrager welke onderdelen van het dossier in de bundel gaan, en dat kan bij elke aanvrager anders zijn. Een bank die het cliëntenonderzoek doet onder de Wwft heeft doorgaans de volledige structuurboom nodig, met UBO's, percentages en de onderliggende brondocumenten. Een partij die alleen moet toetsen aan sanctielijsten op grond van de Sanctiewet 1977 heeft vaak niet meer nodig dan de identiteitsgegevens en de bestuurdersinformatie. Een notaris die een specifieke transactie behandelt, vraagt soms alleen het actuele uittreksel en de UBO-verklaring. U kiest per bank of notaris een andere selectie van documenten en hoeft niet steeds de volledige set te delen als een deel al genoeg is.

In de praktijk werkt het andersom vaak beter: begin met wat de aanvrager schriftelijk of in het formulier vraagt, en vink dat af tegen de onderdelen in het dossier. Vraagt de aanvrager alleen naar de UBO-structuur, dan hoeft de bundel geen jaarrekeningen of KvK-historie te bevatten. Twijfelt u of iets verplicht is of alleen gebruikelijk, dan is dat een vraag voor de aanvrager zelf — instellingen zijn verplicht om aan te geven waarom ze iets nodig hebben. Wat u eenmaal gedeeld heeft, is niet onherroepelijk: u kunt de toegang tot uw dossier weer intrekken als het traject niet doorgaat, en de link zelf heeft altijd een vervaldatum.

Grondslag in Wwft, Handelsregisterwet en Sanctiewet

Welke gegevens een instelling mag en moet opvragen, volgt uit het cliëntenonderzoek van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme: banken en andere Wwft-instellingen moeten de identiteit, de structuur en de UBO's vaststellen voordat ze een zakelijke relatie aangaan. De basisgegevens die daarbij horen — inschrijving, bestuurders, UBO-percentages — liggen vast op grond van de Handelsregisterwet 2007, en die vormen de kern van elk dossier. Voor aanvragers die alleen sanctietoetsing doen onder de Sanctiewet 1977 is een beperkter deel van het dossier relevant. Omdat de reikwijdte per wet verschilt, is de bundel per aanvrager maatwerk en geen vaste set.