Wie kan de gegevens in het UBO-register inzien?

Wie standaard toegang heeft: bevoegde autoriteiten en Wwft-instellingen

Twee groepen kunnen in het UBO-register kijken. De eerste groep zijn bevoegde autoriteiten: toezichthouders, opsporingsdiensten en de Belastingdienst, met volledige toegang ten behoeve van hun wettelijke taak. De tweede groep zijn instellingen die cliëntenonderzoek moeten doen onder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) — banken, notarissen, accountants, betaaldienstverleners. Zij zien de UBO-gegevens die nodig zijn om vast te stellen wie de uiteindelijk belanghebbenden van hun cliënt zijn, als onderdeel van dat cliëntenonderzoek.

Daarnaast is een deel van het register openbaar: iedereen kan tegen betaling van leges een beperkte set gegevens raadplegen, zoals naam, geboortemaand en -jaar, nationaliteit, woonstaat en de aard en omvang van het belang (in bandbreedtes, niet het exacte percentage). Adres, geboortedag en -plaats en BSN zijn niet openbaar. Dat onderscheid tussen wat openbaar is en wat alleen voor bevoegde autoriteiten en Wwft-instellingen is, is precies waarom een bank soms meer wil zien dan wat er publiekelijk te vinden is — en waarom je eigen UBO-verklaring voor de bank vaak meer detail bevat dan het register laat zien. Zie ook hoe je een UBO-verklaring voor de bank opstelt. Wie het exacte percentage wil onderbouwen in plaats van alleen de bandbreedte uit het register, kan dat het beste doen op basis van de berekening van het UBO-percentage.

Waar dit staat: Handelsregisterwet 2007 en de Wwft

De inrichting van het UBO-register en het onderscheid tussen openbare gegevens en gegevens voor bevoegde autoriteiten volgt uit de Handelsregisterwet 2007, die de basis vormt voor het Handelsregister en de daaraan gekoppelde registers waaronder het UBO-register. De verplichting voor banken, notarissen en andere instellingen om UBO-gegevens te raadplegen en te verifiëren in het kader van hun cliëntenonderzoek volgt uit de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme. De onderliggende Europese basis, inclusief de definitie van uiteindelijk belanghebbende, staat in Richtlijn (EU) 2015/849. Voor de precieze reikwijdte van wat openbaar is, is de voorlichting van de KVK het meest praktische startpunt.