Moet ik een kopie van mijn identiteitsbewijs afgeven?

Ja, meestal wel — maar niet bij ons

Ja, een kopie van je identiteitsbewijs afgeven hoort bij het cliëntenonderzoek dat banken, notarissen en andere Wwft-instellingen moeten doen. Dat staat los van kycvault.eu: zij zijn wettelijk verplicht om de identiteit van bestuurders en UBO's (uiteindelijk belanghebbenden) vast te stellen en dat vast te leggen, en een kopie van een identiteitsbewijs is daarvoor het gangbare bewijsstuk. Wij vragen dat bewijsstuk soms ook op, omdat het onderdeel is van het dossier dat je aan zo'n instelling deelt.

Het verschil is wat er daarna mee gebeurt. Bij ons wordt die kopie niet opgeslagen. Je dossier bevat de gegevens die nodig zijn — naam, functie, percentage belang, registeruittreksel — maar niet een permanent bewaarde scan van je paspoort of ID-kaart. Als een aanvrager om een kopie vraagt, regel je dat rechtstreeks met die partij op het moment dat je deelt; je kunt zelf kiezen welke stukken je precies met een partij deelt. Wil je achteraf zien of en wanneer dat stuk is bekeken, dan kan dat via het overzicht van wie je dossier heeft ingezien.

Waar dat verplicht cliëntenonderzoek uit volgt

De verplichting tot cliëntenonderzoek staat in de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme: instellingen moeten de identiteit van hun cliënt en van de UBO's vaststellen en die vaststelling onderbouwen met documenten. Welke gegevens van een onderneming daarnaast al openbaar of semi-openbaar vastliggen — zoals bestuurders en het UBO-register — volgt uit de Handelsregisterwet 2007. Kycvault.eu zelf toetst niets en stelt geen identiteit vast; het platform ordent de feiten en stukken die de klant al heeft, en bewaart geen kopie van een identiteitsbewijs als onderdeel van die ordening.