hoe deel ik mijn ubo gegevens met meerdere banken tegelijk

Eén dossier, meerdere bundels, geen dubbel werk

Dezelfde UBO-gegevens naar meerdere banken sturen betekent niet dat je alles telkens opnieuw moet invullen of exporteren. De structuur, de bestuurders en de UBO's met hun percentages staan één keer vast, met de onderliggende bronnen: het uittreksel uit het Handelsregister (vastgelegd op grond van de Handelsregisterwet 2007) en de eigen verklaringen die het cliëntenonderzoek van de bank ondersteunen. Vanuit dat ene dossier maak je per bank een eigen bundel. Kan ik mijn dossier met meerdere banken tegelijk delen legt uit hoe die bundels los van elkaar bestaan: bank A ziet niet wat bank B kreeg, en een wijziging in het dossier werkt pas door in een bundel als je die bundel opnieuw deelt.

Praktisch verschilt het meestal per bank welke documenten ze willen zien — de ene vraagt alleen het percentagebelang van de UBO, de andere wil ook het uittreksel en een verklaring over de zeggenschapsstructuur. Daarom is het handiger om per aanvrager te bepalen wat er in de bundel gaat, in plaats van één alles-bundel te maken en te hopen dat dat voldoet. Hoe kies ik welke stukken ik precies met een partij deel gaat over die selectie. Elke bundel krijgt een eigen link, een eigen vervaldatum en een eigen inzage-log, dus je houdt per bank zichtbaar wie wat heeft gezien en wanneer dat verloopt.

Waarom banken los van elkaar naar dezelfde UBO vragen

Richtlijn (EU) 2015/849 verplicht elke instelling om zelf cliëntenonderzoek te doen naar de uiteindelijk belanghebbende — dat cliëntenonderzoek is in Nederland uitgewerkt in de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme. Die plicht rust op de bank, niet op een centraal loket, en daarom vraagt elke bank afzonderlijk om bevestiging, ook als het antwoord al bij een andere bank ligt. Het UBO-register onder de Handelsregisterwet 2007 legt vast wie de UBO is en met welk percentage; wat een bank daarnaast nog wil zien — een verklaring, een structuurschema — bepaalt de bank zelf, vandaar de bundel per aanvrager.