onze ubo is gewijzigd, wat moet ik nu regelen

Twee dingen regelen, los van elkaar

Een gewijzigde UBO betekent dat u twee losstaande acties heeft: de opgave in het Handelsregister aanpassen, en de aanpassing kunnen onderbouwen richting de instellingen die bij u cliëntenonderzoek doen. Beide volgen uit dezelfde wijziging, maar het zijn andere loketten met andere verwachtingen.

Voor het Handelsregister geldt dat een wijziging in de UBO-gegevens gemeld moet worden bij de Kamer van Koophandel, met bewijsstukken die de nieuwe situatie onderbouwen — denk aan een aandeelhoudersregister, een notariële akte van aandelenoverdracht, of stukken waaruit de nieuwe zeggenschap blijkt. Is de wijziging het gevolg van een andere aandelenverhouding, dan is de onderbouwing bij wat te doen als de aandelenverhouding verandert relevant voor de stukken die u nodig heeft. Daarnaast vragen banken en andere Wwft-instellingen vaak zelf om een geactualiseerde verklaring, omdat hun cliëntenonderzoek doorlopend actueel moet zijn en niet automatisch meeloopt met een KVK-mutatie. Hoe u die verklaring opstelt en welk percentage u daarin opneemt, staat beschreven bij het opstellen van een UBO-verklaring voor de bank en bij het berekenen van het exacte UBO-percentage.

Let op het moment waarop u de KVK-opgave en de bankopgave doet: als deze twee niet gelijktijdig kloppen, ontstaat precies het beeld dat instellingen laten opvallen — een verschil tussen wat het register toont en wat u zelf opgeeft. Dat verschil is meestal onschuldig, maar levert wel vragen op als het niet wordt toegelicht.

Verplichting volgt uit de Handelsregisterwet, controle uit de Wwft

De meldplicht bij wijziging van UBO-gegevens volgt uit de Handelsregisterwet 2007, waarin is vastgelegd welke gegevens van een onderneming worden bijgehouden, waaronder de UBO-gegevens. De reden dat instellingen daarnaast zelf om een actuele verklaring vragen, volgt uit de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme: het cliëntenonderzoek dat zij moeten uitvoeren, is doorlopend en niet beperkt tot het moment van accountopening. Wat daarbij precies als wijziging telt, hangt samen met de criteria die bepalen wie UBO is — die zijn nader uitgewerkt bij de criteria die bepalen of iemand uiteindelijk belanghebbende is.