we hebben meerdere ubo's, hoe leg ik dat overzichtelijk vast

Meerdere ubo's krijgen elk hun eigen regel

Bij meerdere UBO's leg je niet één percentage vast, maar een regel per persoon: naam, aard van het belang (aandelen, stemrecht of anders), het percentage en de datum waarop dat percentage is vastgesteld. Dat laatste is belangrijk, want bij meerdere UBO's verandert er vaker iets bij één van hen dan bij één UBO — een overdracht van 10% aandelen tussen twee bestaande UBO's raakt alleen die regel, niet de andere. Wie dat niet los vastlegt, moet bij elke wijziging de hele lijst opnieuw uitzoeken.

Praktisch werkt een tabel het beste: kolommen voor naam, type belang, percentage, ingangsdatum en het bewijsstuk waarop dat percentage steunt (aandeelhoudersregister, statuten, aandeelhoversovereenkomst). Bij UBO's die via meerdere bv's aandelen houden, is het handig om per laag te noteren hoe je het belang via die tussenliggende bv's uitrekent, zodat het eindpercentage per UBO herleidbaar blijft naar de tussenstappen. Komt er een nieuwe UBO bij of valt er één weg — bijvoorbeeld door een aandelenoverdracht — dan geldt voor die wijziging dezelfde route als bij één UBO: het moet aan het Handelsregister worden doorgegeven, maar dan alleen voor de regel die is veranderd.

Waar dat uit volgt: het cliëntenonderzoek en het Handelsregister

De verplichting om per UBO een percentage en de aard van het belang vast te leggen, volgt uit het cliëntenonderzoek dat instellingen op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme moeten uitvoeren: zij moeten alle UBO's van hun cliënt identificeren, niet alleen de grootste. De registratieplicht zelf — dat elke UBO afzonderlijk met zijn percentage in het UBO-register staat — volgt uit de Handelsregisterwet 2007. Wie de eigen administratie zo inricht dat die één-op-één aansluit op wat er per UBO geregistreerd staat, voorkomt dat de eigen opgave gaat afwijken van het register bij de KVK.