wat is het verschil tussen het ubo register en mijn eigen ubo dossier

Register is minimumdata, dossier is onderbouwing

Het UBO-register bevat een beperkte set gegevens per uiteindelijk belanghebbende: naam, geboortemaand en -jaar, nationaliteit, woonstaat en de aard en omvang van het belang (in bandbreedtes, niet het exacte percentage). Dat register wordt bijgehouden op grond van de Handelsregisterwet 2007 en is bedoeld als vaste, structurele bron die iedereen met een geldig belang kan raadplegen. Uw eigen dossier is iets anders: dat bevat niet alleen de UBO's, maar ook de structuurboom erachter, de onderliggende stukken en de eigen verklaringen die uitleggen hoe u tot die UBO's en die percentages komt.

Het verschil zit vooral in bewijslast. Een bank die cliëntenonderzoek doet volgens de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme, mag niet zomaar op het register vertrouwen — zij moet zelf vaststellen wie de UBO is en dat onderbouwen. Het register-uittreksel is dan één bouwsteen, geen eindpunt. Uw dossier levert de rest: het exacte percentage in plaats van een bandbreedte (zie ook hoe u dat percentage precies berekent), de tussenliggende laag als er meerdere bv's zijn, en een verklaring als de opgave in het register en uw eigen administratie niet helemaal overeenkomen — een situatie die vaker voorkomt dan gedacht en die apart wordt behandeld bij het verschil tussen KvK-opgave en eigen opgave.

Waar dit verschil uit volgt

De verplichting om UBO-gegevens te registreren staat in de Handelsregisterwet 2007, die regelt welke gegevens van een onderneming centraal worden vastgelegd en wie daar op basis van een gerechtvaardigd belang inzage in krijgt — zie ook de toelichting over wie het UBO-register mag inzien. De verplichting voor de bank of andere instelling om zelf onderzoek te doen en dat te onderbouwen, staat in de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme. Die twee regelingen samen verklaren waarom een enkel uittreksel uit het register meestal niet volstaat: de instelling die het cliëntenonderzoek moet uitvoeren, heeft de onderliggende bewijsstukken en verklaringen nodig om aan haar eigen wettelijke verplichting te voldoen.