waar geef ik door dat de ubo van mijn bedrijf is veranderd

Één wijziging, twee registers

Een wijziging van de UBO geef je door aan het Handelsregister van de Kamer van Koophandel: daar staat het UBO-register, dat is een onderdeel van het Handelsregister zoals geregeld in de Handelsregisterwet 2007. Dat geldt voor elke wijziging die de UBO-status raakt: een andere natuurlijke persoon die de 25%-drempel overschrijdt of erondergaat, een gewijzigd percentage aandelen of stemrecht, een nieuwe zeggenschapsstructuur, of een correctie van eerder opgegeven gegevens. Je meldt dit zelf, actief — de Kamer van Koophandel signaleert wijzigingen niet uit andere bronnen.

Daarnaast blijft de bank of andere Wwft-instelling waarmee je een relatie hebt een eigen vraag stellen. Zij doen hun eigen cliëntenonderzoek op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme en nemen een KVK-uittreksel of UBO-opgave niet zomaar over als actueel: zij vragen zelf om herbevestiging, vaak met een eigen ritme los van de KVK-melding. Dat is dus een tweede, aparte doorgifte: het register bijwerken ontslaat je niet van de vraag die de bank apart stelt. Wat het ritme van die vraag precies is, verschilt per instelling — hoe vaak je gegevens bij een bank moet bijwerken is daarom een andere vraag dan de KVK-melding. Bij zo'n vraag om herbevestiging is het nuttig te weten wat herbevestigen precies inhoudt, want dat is niet automatisch dezelfde stap als de wijziging in het Handelsregister.

Waar dit uit volgt

De verplichting om UBO-gegevens actueel te houden in het Handelsregister volgt uit de Handelsregisterwet 2007, die het UBO-register als onderdeel van het Handelsregister aanwijst; de definitie van wie als uiteindelijk belanghebbende geldt — en dus wanneer een wijziging optreedt — komt uit Richtlijn (EU) 2015/849, waarop die nationale regeling is gebaseerd. De aparte plicht van de bank om zelf actuele UBO-gegevens te verifiëren staat los daarvan in de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme, die het cliëntenonderzoek van de instelling zelf regelt.