waarom staat er iets anders in het UBO-register dan in mijn eigen dossier

Twee registraties, twee momenten, vaak een verschil

Een afwijking tussen uw dossier en het UBO-register komt meestal door een tijdsverschil, niet door een fout. Het UBO-register bij de KVK is een momentopname: het toont wat er ooit is ingeschreven, op basis van de Handelsregisterwet 2007. Uw dossier in KYCVault is actueler, omdat het reageert op elke wijziging die u doorvoert of die uit een nieuw stuk blijkt — een aandelenoverdracht, een statutenwijziging, een nieuwe zeggenschapsverhouding. Tussen het moment van wijzigen en het moment van herinschrijven in het UBO-register zit ruimte, en in die ruimte ontstaat het verschil dat u nu ziet.

Een tweede, minder onschuldige oorzaak is dat de opgave in het UBO-register destijds is gebaseerd op een andere lezing van de structuur dan de lezing die nu in uw dossier staat — bijvoorbeeld omdat een tussenliggende laag over het hoofd is gezien. Dat komt vaker voor bij structuren met meerdere bv's tussen de uiteindelijke persoon en de onderneming, waar een percentage door stapeling anders uitvalt dan op het eerste gezicht lijkt. Als u twijfelt welke van de twee klopt, is dat geen keuze die wij voor u maken: KYCVault legt vast wat u zelf verklaart en welke stukken daarbij horen, met een datum erop, maar toetst niet welke bron gelijk heeft. Die beoordeling ligt bij de instelling die uw dossier opvraagt, of bij u zelf bij het corrigeren van de KVK-inschrijving.

Waar dat uit volgt: Handelsregisterwet 2007 en de Wwft

Het UBO-register is wettelijk verankerd in de Handelsregisterwet 2007, die bepaalt welke gegevens over een onderneming worden vastgelegd en wanneer die actueel moeten zijn. Instellingen die cliëntenonderzoek doen, zijn daarnaast gehouden aan de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme, die van hen verlangt dat zij de UBO-informatie verifiëren tegen onderliggende documentatie — niet alleen tegen het register zelf. Dat verklaart waarom een bank of notaris naast het register ook uw eigen opgave en bewijsstukken wil zien: zie ook het verschil tussen het UBO-register en uw eigen opgave voor de achtergrond van die dubbele controle.