hoe krijg ik een melding als een document in mijn dossier verloopt

Signalering op basis van vervaldatum, niet op basis van de wet

Een melding krijg je op basis van de vervaldatum die aan het document zelf hangt, niet op basis van een wettelijke termijn. KYCvault houdt per document een klok bij: een uittreksel uit het Handelsregister, een UBO-opgave, een legitimatiebewijs of een eigen verklaring krijgt bij binnenkomst een geldigheidsperiode. Loopt die af, dan komt er een melding, ruim voordat de datum verstrijkt. Dat is iets anders dan een aanvrager die vraagt om herbevestiging van gegevens die op zichzelf nog niet verlopen zijn — wat zo'n verzoek om herbevestiging precies inhoudt staat los van deze documentklok.

Voor wie meerdere dossiers per jaar bijhoudt is het onderscheid relevant: een vervaldatum op een document is een praktische afspraak in het systeem, geen wettelijke deadline. De Wwft en de Handelsregisterwet 2007 schrijven niet voor na hoeveel maanden een uittreksel "verlopen" is; dat bepaalt de aanvrager — de bank, notaris of betaaldienstverlener — zelf, op basis van haar eigen cliëntenonderzoek. KYCvault zet daarom geen eigen oordeel over geldigheid, maar signaleert simpelweg wanneer een stuk oud wordt, zodat je het op tijd kunt vervangen. Hoe vaak dat in de praktijk nodig is, verschilt per aanvrager en per type document; hoe vaak gegevens bij de bank moeten worden bijgewerkt hangt samen met dezelfde vraag, maar is net iets anders: dat gaat over de update-frequentie die de instelling verwacht, niet over de klok op één specifiek stuk.

Grondslag: cliëntenonderzoek blijft de verantwoordelijkheid van de instelling

De reden dat KYCvault zelf geen vervaldatum "vaststelt" volgens een wettelijke norm, ligt in de taakverdeling uit de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme: het doorlopende cliëntenonderzoek — en dus het beoordelen of gegevens nog actueel zijn — is een verplichting van de instelling die het onderzoek doet, niet van een dossierbeheerder. De vervaldatums in het dossier zijn daarom praktisch ingesteld, gebaseerd op gangbare geldigheidsperiodes van documenttypen zoals een Handelsregisteruittreksel, niet ontleend aan een specifiek wetsartikel met een vaste termijn.